Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die Nutzung von CloseAI
Stand: 22. Juli 2025
Präambel
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung des KI-Tools CloseAI (nachfolgend „Software“), ein Produkt der CloseAI GmbH. Vertragspartner ist die JLN Consulting GmbH, Hauptstr. 35, 70771 Leinfelden-Echterdingen (nachfolgend „Anbieter“ oder „wir“).
CloseAI ist ein KI-Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Verkaufsgespräche zu optimieren, indem es live bei Gesprächen mithört, diese transkribiert, zusammenfasst und Einwände erkennt. Diese AGB gelten ausschließlich für die Nutzung durch Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend „Kunde“ oder „Sie“).
1. Geltungsbereich und Vertragsgegenstand
1.1. Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung von CloseAI. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden erkennen wir nicht an, es sei denn, wir haben ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
1.2. Vertragsgegenstand ist die Überlassung der Software CloseAI, bestehend aus einer Desktop-Anwendung zur Installation auf den Systemen des Kunden (macOS oder Windows) und einem dazugehörigen Web-Interface zur Verwaltung und Analyse. Der Anbieter räumt dem Kunden das Recht ein, die Software für die Dauer des Vertrages zu nutzen.
1.3. Die Installation, Einrichtung und Schulung sind nicht Gegenstand dieses Vertrages, sofern nicht anders vereinbart.
1.4. Das Angebot des Anbieters auf der Webseite und die Software CloseAI richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.
2. Vertragsschluss, Vertragspartner und Testphase
2.1. Die Darstellung von CloseAI auf unserer Webseite stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar. Durch den Abschluss des Bestellvorgangs geben Sie ein verbindliches Angebot zur Buchung des gewählten Leistungspakets ab.
2.2. Durch den Abschluss des Bestellvorgangs auf unserer Webseite gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zur Buchung des gewählten Leistungspakets ab. Der Vertrag kommt mit unserer Annahme dieses Angebots durch die Übersendung eine Rechnung per E-Mail zustande.
2.3. Vertragspartner des Anbieters ist das Unternehmen ("Kunde"), für welches der Account erstellt wird.
2.4. Die natürliche Person, die die Registrierung für den Kunden durchführt (der "Anmeldende"), sichert zu, für den Kunden vertretungsberechtigt zu handeln.
2.5. Handelt der Anmeldende für eine juristische Person oder eine Personengesellschaft (z. B. GmbH, UG, AG, oHG, KG), erklärt er sich durch Abschluss des Vertrags (gemäß Ziffer 2.2) persönlich und als Gesamtschuldner neben dem von ihm vertretenen Kunden für die Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen aus diesem Vertrag haftbar.
3. Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden
3.1. Der Kunde ist für das Herunterladen und die Installation der Desktop-Anwendung auf kompatiblen Systemen (macOS/Windows) selbst verantwortlich. Er ist ebenfalls dafür verantwortlich, eine für die Nutzung der Software (insb. Audio-Streaming) ausreichende Internetverbindung sicherzustellen.
3.2. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, CloseAI in Übereinstimmung mit allen anwendbaren Gesetzen und Vorschriften zu nutzen. Dies betrifft insbesondere das Datenschutzrecht (z.B. DSGVO, BDSG) und ggf. telekommunikationsrechtliche Bestimmungen (§ 201 StGB).
3.3. Der Kunde ist verpflichtet, vor Beginn des Mithörens und der Aufzeichnung eines Gesprächs die ausdrückliche, nachweisbare und informierte Einwilligung aller an der Konversation beteiligten Personen (Mitarbeiter und externe Gesprächspartner) einzuholen.
3.4. Der Kunde ist verpflichtet, die ihm überlassenen Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Eine Weitergabe an unautorisierte Dritte ist unzulässig. Der Kunde ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die über seine Nutzerkonten erfolgen.
3.5. Der Kunde ist verpflichtet, die von CloseAI generierten Ergebnisse (Transkripte, Analysen, Zusammenfassungen) vor einer darauf basierenden geschäftlichen Entscheidung auf Plausibilität und Korrektheit zu prüfen.
4. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
4.1. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
4.2. Da wir im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten (Gesprächsinhalte) verarbeiten, ist der Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zwingend erforderlich. Der AVV wird dem Kunden im Zuge des Vertragsschlusses zur Verfügung gestellt und ist integraler Bestandteil des Nutzungsvertrags.
4.3. Der Kunde bleibt im Sinne der DSGVO der Verantwortliche für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung.
5. Nutzungsrechte
5.1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares Recht ein, die CloseAI Desktop-Anwendung zu installieren und zu nutzen sowie auf das dazugehörige Web-Interface zuzugreifen.
5.2. Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, die durch die Nutzung generierten Daten zur Erbringung der vertraglichen Leistung zu speichern und zu verarbeiten.
5.3. Der Anbieter ist berechtigt, die verarbeiteten Daten in anonymisierter Form zur Analyse, zur Verbesserung der KI-Modelle und zur Weiterentwicklung des Dienstes zu verwenden.
5.4. Die erworbenen Lizenzen (Seats) sind an eine bestimmte natürliche Person gebunden („Named User License“). Eine Nutzung der Zugangsdaten durch mehrere Personen (z. B. durch Weitergabe des Passworts im Team oder „Accountsharing“) ist streng untersagt. Verstößt der Kunde schuldhaft gegen dieses Verbot, verpflichtet er sich, an den Anbieter eine Vertragsstrafe in Höhe von 3.000 EUR (netto) für jeden Fall der Zuwiderhandlung zu zahlen. Die Geltendmachung eines darüber hinausgehenden Schadensersatzes bleibt unberührt. Die verwirkte Vertragsstrafe wird auf etwaige Schadensersatzansprüche angerechnet.
6. Verfügbarkeit und Leistungsumfang
6.1. Wir gewährleisten eine Verfügbarkeit des Web-Interfaces und der dazugehörigen Backend-Dienste von 97,0 % im Jahresmittel. Die Funktionsfähigkeit der Desktop-Anwendung hängt von der Systemumgebung des Kunden ab. Ausgenommen von der Verfügbarkeitszusage sind geplante Wartungsarbeiten sowie Ausfallzeiten durch höhere Gewalt.
6.2. Dem Kunden ist bewusst, dass die Ergebnisse der Transkription, Zusammenfassung und Einwandserkennung auf künstlicher Intelligenz basieren und Ungenauigkeiten enthalten können. Eine Garantie für die vollständige Richtigkeit der Ergebnisse wird nicht übernommen.
6.3. Soweit das vom Kunden gewählte Leistungspaket ein bestimmtes Nutzungskontingent pro Zeitabschnitt vorsieht (z. B. eine maximale Anzahl an Gesprächen oder Aufzeichnungsminuten), verfallen nicht genutzte Einheiten am Ende des jeweiligen Zeitabschnitts (i. d. R. am Ende des Vertragsmonats) ersatzlos. Eine Übertragung nicht genutzter Kontingente in den Folgemonat oder eine Ansammlung (Ansparung) über mehrere Monate hinweg ist ausgeschlossen.
7. Vergütung und Zahlungsbedingungen
7.1. Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Leistungspaket. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer und sind, falls nicht anders vereinbart, jährlich im Voraus fällig.
7.2. Die auf der öffentlichen Webseite des Anbieters (z.B. auf der Preistabelle) dargestellten Preise und Leistungspakete sind freibleibend und unverbindlich. Sie dienen lediglich der Information und stellen eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar. Maßgeblich und rechtsverbindlich für die Vergütung sind ausschließlich die Preise und Features, die dem Kunden während des konkreten Bestellvorgangs und in seinem persönlichen Kundenkonto angezeigt werden.
7.3. Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu fordern. Der Anbieter ist zudem berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software bis zum vollständigen Ausgleich der fälligen Forderungen zu sperren. Die Verpflichtung des Kunden zur Zahlung der Vergütung bleibt während der Sperrzeit bestehen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens, insbesondere der Kosten für die Rechtsverfolgung, bleibt vorbehalten.
7.4. Der Anbieter ist berechtigt, die vereinbarte Vergütung anzupassen.
a) Eine Preiserhöhung ist zulässig, wenn sich die Gesamtkosten für die Bereitstellung der Dienste erhöhen. Dies betrifft insbesondere Kosten für das Hosting (Server), die Nutzung von Drittanbieter-Schnittellen, Personal- und Lohnnebenkosten sowie Änderungen der gesetzlichen Umsatzsteuer.
b) Preisanpassungen werden dem Kunden spätestens sechs (6) Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail) angekündigt. Die Anpassung wird frühestens zum Beginn der nächsten Vertragsverlängerungsperiode wirksam.
c) Beträgt die Preiserhöhung mehr als 10 % der bisherigen Vergütung (bezogen auf den jeweiligen Abrechnungszeitraum), hat der Kunde das Recht, den Vertrag außerordentlich zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung zu kündigen.
d) Kündigt der Kunde nicht oder nicht fristgerecht, gilt die Preiserhöhung als genehmigt.
7.5. Die Vergütung ist entsprechend dem gewählten Abrechnungszeitraum (z. B. monatlich oder jährlich) jeweils im Voraus fällig. Die erste Abrechnung für den ersten Vertragszeitraum (sei es der Testmonat oder der erste Abrechnungszeitraum des gewählten Pakets) erfolgt unmittelbar bei Vertragsschluss. Folgezahlungen für Verlängerungsperioden werden jeweils zu Beginn der neuen Periode fällig und abgerechnet.
7.6. Rechnungen sind sofort und ohne Abzug zahlbar.
8. Änderung des Leistungspakets (Up- und Downgrades, Nutzer)
8.1. Ein Upgrade zu einem Leistungspaket mit höherem Funktionsumfang ist jederzeit möglich. Mit dem Tag des Upgrades beginnt eine neue 12-monatige Mindestvertragslaufzeit. Bereits geleistete Zahlungen werden anteilig verrechnet.
8.2. Ein Downgrade zu einem Leistungspaket mit geringerem Funktionsumfang ist nur zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit möglich. Der Downgrade muss unter Einhaltung der Kündigungsfrist von drei Monaten angekündigt werden.
8.3. Der Kunde kann jederzeit zusätzliche Lizenzen (Nutzer) zum bestehenden Abonnement hinzufügen. Die Vergütung für die zusätzlichen Lizenzen wird anteilig für die verbleibende Laufzeit des aktuellen Vertragszeitraums (Prorata-Basis) berechnet und ist sofort fällig. Die Mindestvertragslaufzeit des Gesamtvertrages bleibt von der Hinzubuchung unberührt; alle Lizenzen werden zum nächsten gemeinsamen Verlängerungsdatum erneuert.
8.4. Eine Reduzierung der Anzahl der gebuchten und zu vergütenden Lizenzen (Nutzer) ist nur zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit möglich. Der Wunsch zur Reduzierung muss dem Anbieter unter Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfrist von drei Monaten (siehe Ziffer 10.3.) mitgeteilt werden. Eine Reduzierung während der laufenden Vertragslaufzeit ist nicht möglich und berechtigt nicht zu einer teilweisen Rückerstattung oder Gutschrift. Dem Kunden steht es frei, eine bezahlte Lizenz jederzeit zu deaktivieren oder einem anderen Mitarbeiter zuzuweisen. Die Zahlungspflicht für die gebuchte Gesamtanzahl an Lizenzen bis zum Ende der Vertragslaufzeit bleibt davon unberührt.
9. Haftung
9.1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
9.2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
9.3. Die Haftung für die inhaltliche Richtigkeit der von der KI generierten Ergebnisse sowie für Datenverluste ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen bzw. begrenzt.
9.4. Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.
10. Laufzeit und Kündigung
10.1. Der Vertrag beginnt mit einer kostenpflichtigen Testphase von dreißig (30) Tagen ("Testmonat"). Der Kunde kann den Vertrag jederzeit während des Testmonats kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des Testmonats wirksam. In diesem Fall wird der Vertrag nicht in ein Jahresabonnement umgewandelt.
10.2. Erfolgt während des Testmonats keine Kündigung durch den Kunden, geht der Vertrag automatisch in ein Abonnement mit einer Mindestvertragslaufzeit von zwölf (12) Monaten über. Diese Laufzeit beginnt unmittelbar im Anschluss an den Testmonat.
10.3. Die 12-monatige Laufzeit verlängert sich automatisch um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern sie nicht von einer Partei mit einer Frist von drei (3) Monaten zum jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird.
10.4. Die Kündigung bedarf der Textform. Zur Wahrung der Frist und aus Gründen der Rechtssicherheit muss die Kündigung jedoch zwingend per E-Mail an erfolgen. Kündigungen über Messenger-Dienste oder soziale Medien sind ausdrücklich ausgeschlossen und entfalten keine Wirksamkeit.
10.5. Gewährt der Anbieter dem Kunden aus Kulanz eine kostenlose Verlängerung der Test-Nutzungszeit über den ursprünglichen bezahlten Testmonat hinaus, bleibt die Kündigungsfrist hiervon unberührt.
10.6. Vereinbaren die Parteien während des Testmonats oder während der laufenden Vertragsdauer eine zeitweise Aussetzung der Leistungserbringung („Pause“), so ruhen während dieses Zeitraums die gegenseitigen Hauptleistungspflichten.
a) Erfolgt die Pause während des Testmonats, verschiebt sich der Beginn der anschließenden Mindestvertragslaufzeit um die Dauer der Pause nach hinten.
b) Die vereinbarte Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um den Zeitraum der Pause.
10.7. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere dann vor, wenn der Kunde
a) mit der Zahlung einer fälligen Vergütung für zwei aufeinanderfolgende Termine oder eines nicht unerheblichen Teils der Vergütung in Verzug ist; oder
b) schwerwiegend gegen seine Pflichten aus Ziffer 3 dieser AGB verstößt.
11. Freistellung
Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (einschließlich angemessener Kosten für die Rechtsverteidigung) frei, die gegen den Anbieter aufgrund eines schuldhaften Verstoßes des Kunden gegen diese AGB oder gegen geltendes Recht geltend gemacht werden.
12. Schlussbestimmungen
12.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
12.2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Sitz des Anbieters.
12.3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.
12.4. Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB zu ändern. Über Änderungen werden wir den Kunden rechtzeitig in Textform informieren.